R.Gazete No: 31530
R.G. Tarihi: 3.7.2021
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumundan:
KAYITLI ELEKTRONİK POSTA REHBERİ VE KAYITLI ELEKTRONİK
POSTA HESABI ADRESLERİNE İLİŞKİN TEBLİĞDE DEĞİŞİKLİK
MADDE 1 – 16/5/2012 tarihli ve 28294 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğin 4 üncü maddesinin birinci fıkrasının (c) bendi yürürlükten kaldırılmış ve aynı fıkraya aşağıdaki bentler eklenmiştir.
“o) Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS): Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı içerisinde yer alan kurum ve kuruluşlar ile bunların merkez, taşra ve yurt dışı teşkilatlarında bulunan her düzeydeki birimlerinin hiyerarşik yapıya uygun olarak Türkiye Cumhuriyeti Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistemi,
ö) DETSİS No: DETSİS’e kayıtlı tüzel kişilere verilen tekil numarayı,
p) Kimlik Numarası: T.C. kimlik numarasını veya yabancı kimlik numarasını veya pasaport numarasını,
r) Merkezi KEP Rehberi: Tüm KEPHS’ler tarafından verilen KEP hesabı bilgilerinin güncelliğinin sağlanarak tek merkez üzerinden doğrulanması ve sorgulanabilmesi amacıyla Kurum tarafından işletilen rehberi,”
MADDE 2 – Aynı Tebliğin ikinci bölümüne 4 üncü maddesinden sonra gelmek üzere aşağıdaki maddeler eklenmiştir.
“Merkezi KEP rehberinin kurulması ve işletilmesi
MADDE 4/A – (1) Merkezi KEP rehberi, Kurum tarafından kurulur ve gizliliği, bütünlüğü, erişilebilirliği sağlanarak işletilir.
(2) Merkezi KEP rehberinin kurulumuna, yönetimine, işletilmesine ilişkin usul ve esaslar ile KEPHS’lerin bu kapsamdaki yükümlülükleri Kurum tarafından belirlenir.
(3) Merkezi KEP rehberi, KEPHS’lerin sistemleri ile ilişkili olarak rehber kaydının oluşturulması, güncellenmesi, sorgulanması, doğrulanması ve benzeri işlemler için kullanılır.
(4) KEPHS’ler gerçek zamanlı olarak KEP rehberini güncel tutmak, merkezi KEP rehberine entegre olmak, merkezi KEP rehberi ile uyumlu çalışabilmek için gerekli tedbirleri almak, altyapıyı kurmak ve işletmekle yükümlüdür.
Merkezi KEP rehberinin kullanılması
MADDE 4/B – (1) KEPHS, kendi KEP rehberi kayıtlarında meydana gelen tüm değişiklikleri doğru, eksiksiz ve anlaşılabilir bir şekilde derhal merkezi KEP rehberine işler.
(2) KEP hesabı sorgulama ve doğrulama işlemleri, gönderici tarafından hizmet aldığı KEPHS vasıtasıyla merkezi KEP rehberinden gerçekleştirilir.
(3) Merkezi KEP rehberinden sağlanabilecek diğer hizmetler ve uygulamalar Kurum tarafından belirlenir.
(4) KEPHS, merkezi KEP rehberinden yapmış olduğu tüm işlemlere ilişkin işlem kayıtlarını (log) ilgili mevzuat ile belirlenen süre boyunca saklamakla yükümlüdür.”
MADDE 3 – Aynı Tebliğin 5 inci maddesinin birinci ve üçüncü fıkraları aşağıdaki şekilde değiştirilmiş ve aynı maddeye aşağıdaki fıkra eklenmiştir.
“(1) KEP rehberinde yer alacak zorunlu ve isteğe bağlı alanlar:
| Alanlar | Zorunlu (Z) / İsteğe Bağlı (İ) |
| KEP Hesabı Adresi | Z |
| Kimlik Numarası | Z |
| Adı | Z |
| Soyadı | Z |
| Hesabın Aktif Edilip Edilmediği | Z |
| Hesabın Kullanıma Kapatılıp Kapatılmadığı | Z |
| Hesabın Rehber Sorgusuna Açık Olup Olmadığı | Z |
| Hesap Sahibinin Hizmet Alma Şekli (gönderici ve alıcı ya da sadece alıcı) | İ |
| Unvan | İ |
| Cadde Adı/Numarası ve Ev Numarası | İ |
| İlçe | İ |
| Şehir | İ |
| Telefon Numarası | İ |
b) Tüzel kişiler için;
| Alanlar | Zorunlu (Z) / İsteğe Bağlı (İ) |
| KEP Hesabı Adresi | Z |
| Tüzel Kişiyi Tanımlayan Tekil Numara | Z |
| Vergi Numarası | Z |
| Tüzel Kişinin Tam Adı | Z |
| Ana Faaliyet Alanı | Z |
| Merkezinin Bulunduğu İl | Z |
| Adres Bilgileri | Z |
| Hesabın Aktif Edilip Edilmediği | Z |
| Hesabın Kullanıma Kapatılıp Kapatılmadığı | Z |
| İşlem Yetkilisinin/Yetkililerinin Adı ve Soyadı | İ |
| İşlem Yetkilisinin/Yetkililerinin Unvanı | İ |
alanlarından oluşur.”
“(3) Tüzel kişiyi tanımlayan tekil numara, tüzel kişinin Ticaret Sicil No veya MERSİS No veya DETSİS No bilgilerinden birini içerir. Ticaret Sicil No veya MERSİS No veya DETSİS No bilgilerinden herhangi birine sahip olmayan diğer tüm tüzel kişiler için bu alan bağlı bulundukları resmi sicile tescil edilen veya ilgili mevzuatta yer alan bilgileri kullanılarak belirlenir. Tüzel kişiyi tanımlayan tekil numara, alanı belirlemeyen tüzel kişilerde bu alana KEPHS tarafından “0” sayısı yazılır.”
“(4) KEPHS, tüzel kişilerin tam adı bilgisini, ticaret siciline kayıtlı olanlar için ticaret sicil gazetesindeki haliyle, ticaret sicil kaydı olmayanlar için ise bağlı bulundukları resmi sicile tescil edilen veya ilgili mevzuatta yer alan bilgileri ile birebir uyumlu olarak oluşturur.”
MADDE 4 – Aynı Tebliğin 6 ncı maddesinin birinci fıkrasının (a), (b) ve (ç) bentleri aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.
“a) Gerçek ve tüzel kişilere ilişkin kendi KEP rehberinde yer verdiği bilgileri eş zamanlı olarak merkezi KEP rehberine de işler.
b) Gerçek kişinin rehber kaydının sorguya açık olup olmayacağına ilişkin onayını alır ve bu bilgiye rehber kaydında yer verir. Tüzel kişinin rehber kaydına, tüzel kişinin onayını almaksızın KEP rehberinde yer verir.”
“ç) Kendi KEP rehberine ilişkin tüm bilgilerin gizliliğini, bütünlüğünü ve erişilebilirliğini sağlayarak ilgili mevzuat ile belirlenen süre boyunca saklar.”
MADDE 5 – Aynı Tebliğin 7 nci maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.
“Rehber kaydının sorgulanması ve doğrulanması
MADDE 7 – (1) Hesap sahipleri, KEP rehberini, sadece hizmet aldığı KEPHS vasıtasıyla sorgulayabilir.
(2) KEPHS, göndericiden gelen sorgu talebini derhal alarak merkezi KEP rehberinde sorgular ve sorgu sonucunu doğru, eksiksiz ve anlaşılabilir bir şekilde hesap sahibine sunar.
(3) KEPHS, rehber sorgusuna açık olmayan KEP hesaplarına ilişkin sorgu sonucunu hesap sahibine göstermez. Rehber sorgusuna açık olmayan KEP hesapları sadece doğrulama amaçlı kullanılır.
(4) KEPHS, sorgu sonucunda birden fazla gerçek kişiye ait kayıt bulması halinde sorgu sonucunu bildirmez ve sorgu sonucunun tek kişiye ait rehber kaydı veya kayıtlarına indirgenmesi için kullanıcıdan yeni rehber alanlarını girmesini ister. Sorgu sonucu bir tek gerçek kişiye indirgeninceye kadar sorgulama işlemi tekrar edebilir.
(5) Gerçek kişilerin rehber sorgusu, sadece kimlik numarası ile de yapılabilir. Bu durumda ilgili kimlik numarasına ait tüm hesaplar listelenir.
(6) KEPHS, kendisine merkezi KEP rehberinden iletilen sorgu sonucunu ilgili göndericiye ilettikten sonra kendi sistemlerinden siler.
(7) KEPHS, kendisine gelen KEP rehber sorgusuna ilişkin olarak, gerçek kişiler için kimlik numarası hariç olmak üzere, rehberde bulunan zorunlu alanları sorgu sonucu olarak bildirir.
(8) KEPHS ayrıca KEP adresinin varlığının ve doğruluğunun kontrol edilmesine ilişkin hizmet sunabilir. KEPHS tarafından bu hizmetin sunulması halinde; KEP adresinin rehberde yayınlanmasına bakılmaksızın, gerçek kişiler için kimlik numarası, tüzel kişiler için MERSİS No, Ticaret Sicil No, DETSİS No veya Vergi Numarası ile KEP adresi, hesap sahibi tarafından doğrulanabilir. KEPHS, doğrulaması yapılan KEP adresi, kullanıma kapatılmamış ve sorgukriterlerine uygun ise olumlu, kullanıma kapatılmış ya da sorgu kriterlerine uygun değilse olumsuz yanıt döner.
(9) KEPHS ile merkezi KEP rehberi arasındaki rehber kayıtlarına ilişkin bir sorgu talebinin en geç 20 saniye içerisinde cevaplanması esastır. İhtiyaç duyulması halinde sorgu talebi başına en fazla 10 saniye daha ek süre kullanılır.
(10) KEPHS ile merkezi KEP rehberi arasındaki rehber kayıtları arasında uyumsuzluk olması halinde mücbir sebep halleri dışında, merkezi KEP rehberindeki kayıtlar esas alınır.”
MADDE 6 – Aynı Tebliğin 8 inci maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.
“Rehber kaydının güncellenmesi
MADDE 8 – (1) Hesap sahibi, rehber kaydında meydana gelen değişiklikleri ilgili KEPHS’ye bildirir.
(2) KEPHS, hesap sahibinin rehber kaydında meydana gelen değişiklikleri dikkate alarak kendi KEP rehberine ve merkezi KEP rehberine derhal işler.
(3) Merkezi KEP rehberindeki kayıtlar sadece ilgili KEPHS tarafından güncellenebilir.”
MADDE 7 – Aynı Tebliğin 9 uncu maddesinin birinci ve üçüncü fıkraları aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir.
“(1) Rehber kaydının silinmesini isteyen gerçek kişiler bu taleplerini ilgili KEPHS’ye iletir. İlgili KEPHS tarafından bu talebin gereği kendi KEP rehberi ve merkezi KEP rehberine işlenerek derhal yerine getirilir.”
“(3) Gerçek ve tüzel kişilere ait kapanan KEP hesabına ilişkin rehber kaydı ilgili KEPHS tarafından kendi KEP rehberinden ve merkezi KEP rehberinde derhal “Kullanıma Kapatıldı” olarak güncellenir.”
MADDE 8 – Aynı Tebliğe aşağıdaki geçici madde eklenmiştir.
“Merkezi KEP rehberinin devreye alınması
GEÇİCİ MADDE 1 – (1) Bu maddenin yayımı tarihinde faaliyette olan KEPHS’ler, bu maddenin yayımı tarihinden itibaren dört ay içerisinde merkezi KEP rehberi ile uyumlu çalışacak şekilde kendi altyapılarında gerekli değişiklikleri yapar ve merkezi KEP rehberine entegrasyonu sağlar.
(2) KEPHS, KEP rehber alanlarına yeni ilave edilen zorunlu bilgileri, KEP hesabının kullanıma kapatılmamış olması halinde, mevcut gerçek ve tüzel kişi hesap sahipleri için bu maddenin yayımı tarihinden itibaren dört ay içerisinde tamamlar.
(3) Tüm KEPHS’lerin merkezi KEP rehberine entegre olmasından ve konu hakkında Kurum tarafındanKEPHS’lere bildirim yapılmasından sonra 10 uncu maddede düzenlenen KEPHS’lerin, KEP rehberinin birlikte çalışabilirliğine ilişkin yükümlülükleri ortadan kalkar.”
MADDE 9 – Bu Tebliğ yayımı tarihinde yürürlüğe girer.
MADDE 10 – Bu Tebliğ hükümlerini Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurulu Başkanı yürütür.———-o———-
